스캔본·OFD 압축: 도장은 살리고 규정은 지키는 법

2022년에 시행된 중국 국가판공청 표준 DA/T 94—2022는 전자 회계 자료의 보관 권장 포맷으로 OFD를 못 박았다. 여건이 안 되는 경우에만 PDF로 물러서라고 했다. 그로부터 3년 뒤, 재정부 등 9개 부처가 낸 통지 财会〔2025〕9호는 각 기관의 회계 소프트웨어가 2027년 12월 31일까지 전자 증빙 회계 데이터 표준에 맞출 것을 요구했다. 쉽게 말해 스캔본과 OFD 같은 문서는 "압축할 거냐 마냐"의 문제가 아니라 "어떻게 압축해야 위반이 아니냐"의 문제가 됐다.

회계팀 어느 담당자를 떠올려 보자. 분기 말, 수백 장의 스캔 계약서와 OFD 전자 증빙을 메일로 올려야 하는데 첨부가 너무 커서 나가지 않는다. 클라우드로 올리려 해도 보안 정책이 막는다. 결국 종이로 출력해 대면 제출로 되돌아간다. 무지화(無紙化)의 취지가 무색해지는 순간이다. 문제는 압축이 아니라, 도장과 서명을 지키면서 압축할 수 있느냐였다.

시간축을 펼쳐보면 흐름이 선명하다. 2020년 财会〔2020〕6호가 전자 증빙의 방향을 잡았고, 2022년에 OFD 보관 표준이 자리를 잡았다. 2025년 9개 부처가 손을 잡고 전자 증빙 회계 데이터 표준을 밀었고, 2027년 말이 각 기관이 적응을 끝내야 할 데드라인이다. 정책은 줄곧 "무지화"에서 "검증 가능한 무지화"로 나아가고 있다. 문서 처리와 압축이라는 관문은 결국 피할 수 없다.

OFD는 국내 정부·공공 및 신처(信创) 환경에서 거의 빠지지 않는 포맷이다. 중국의 판식 문서 국가표준이라 판식이 굳어지고 디지털 서명을 품을 수 있다. PDF가 가진 개방형 생태계와는 결이 다르다. 덧붙여 OFD를 처리할 때는 PDF용 압축 로직을 그대로 갖다 붙이면 안 된다. 구조와 서명 메커니즘을 존중해야 한다.

UglyPear Data는 이 몇 년간 고성능 문서 압축과 RAG 데이터 공학 기반을 만들어 왔다. 전부 사내 전용 배포라 데이터가 내부망을 떠나지 않는다. 이들이 가장 많이 본 것은 압축률 높낮이가 아니라 "보존"이었다. 도장은 번지지 않아야 하고, 디지털 서명은 끊어지지 않아야 하며, 판식은 틀어지지 않아야 한다. 규정 준수라는 건 한 군데라도 금이 가면 깨지는 물건이다.

스캔본의 본질은 이미지가 층층이 쌓인 것이다. A4 한 장을 300dpi로 스캔하면 몇 MB가 날아가고, 수백 장짜리 계약서는 그대로 GB 단위로 붙어든다. 메일로 안 나가고 클라우드로 안 올라가는 건 일상이다. OFD는 더 까다롭다. 판식 기술과 디지털 서명을 지니고 있어, 압축할 때 하층 구조만 건드려도 서명 검증이 경보를 울리고 보관은 바로 불합격 처리된다. 골치 아파서 온라인 도구에 맡기는 사람이 많은데, 그러면 파일이 내부망 밖으로 나간다. 재무·법무·기록물 부서는 "데이터가 망을 빠져나간다"는 한 줄만으로도 통과가 안 된다. 더군다나 온라인 서비스가 문서를 남기기라도 하면, 나중 책임은 누구 몫인가.

로컬 우선은 또 다른 현실적 의미가 있다. 적지 않은 정부·공공 기관은 신처 환경에서 문서가 공공망에 오르는 자체를 허용하지 않는다. 감사와 보안 라인은 "망 이탈"에 대해 제로 관용이다. UglyPear Data의 방식은 내부망에서 돌아가고 어떤 클라우드 서비스에도 의존하지 않아, 이런 딱딱한 요구에 맞춰져 있다.

여기서 로컬 압축의 값어치가 드러난다. SmartSlim에 내장된 압축 엔진은 Rust로 쓰였고, 전 과정이 본기에서 돌아가 파일이 내 컴퓨터를 떠나지 않는다. PDF, 이미지, 동영상, 오디오, Office, OFD, 스캔 등 8가지 형식을 다룬다. 한 차례 실측 데이터를 남겼는데, 443페이지 OFD 문서를 끝에서 끝까지 124초에 압축하면서 도장과 글자 선명도를 모두 지켰다. 이미지 계열 콘텐츠는 GPT-4o 기준으로 토큰 비용을 85.9% 깎는다. 스캔본을 대형 언어 모델에 넣어 추출이나 질의응답을 시킬 때, 지출을 확 줄일 수 있다.

시선을 RAG(검색 증강 생성)로 넓히면 더 뚜렷해진다. UglyPear Data는 스스로를 RAG 데이터 공학 기반으로 위치시킨다. 압축은 사실 모델에 먹이기 전 세척 단계다. 문서가 너무 크면 컨텍스트에 담기지도 않고 검색도 느리다. 한 번 압축하고 나면 토큰 비용이 내려가고, 되레 질의응답 품질이 더 안정적이 된다.

UglyPear Data가 밖으로 내거는 건 "용량을 60%—80% 줄일 수 있다"이다. 파일 형식에 따라 차이가 크니 절댓값으로 받아들이면 안 된다. 핵심은 "본기 완결" 네 글자다. 민감 문서는 내부망에 남고, 13종 AI 민감정보 탐지가 압축 흐름 안에서 덤으로 끝난다. 주민번호나 계약 금액 같은 항목을 먼저 밖으로 보낸 뒤 처리할 필요가 없다. 재무 월마감, 감사 조회 같은 현장은 문서가 천 페이지를 훌쩍 넘는데, 한 차례 압축하고 나서 절차를 밟으면 사람이 파일을 기다리는 시간이 크게 준다.

두 종류 문서를 다루는 난도는 서로 다르다. 스캔본은 순수 이미지라 이미지 디노이즈와 지능형 리샘플링에 기댄다. 글자 영역은 경계를 살리고 빈 영역은 더 많이 압축한다. OFD는 벡터 판식이라 글자형과 디지털 서명을 남긴 채 중복 레이어만 걷어낸다. 두 일은 같은 알고리즘으로 하지 않는다. 그게 범용 온라인 도구가 OFD를 자주 망가뜨리는 까닭이다. 한쪽을 잘하고 한쪽을 망치는 도구가 많은 이유도, 이 두 갈래가 요구하는 처리가 근본적으로 다르기 때문이다.

13종 민감정보 탐지는 이 압축 흐름 안에서 덧붙여 끝난다. 주민번호나 계약 금액, 계좌 같은 항목을 먼저 밖으로 보낸 뒤 처리할 필요가 없다. 탐지 결과는 라벨로 남겨, 나중에 규정 점검이나 접근 통제에 쓸 수 있다. 보안 부서 입장에선 "압축하면서 동시에 분류까지"가 적지 않은 매력이다.

그런데 압축은 "저장은 되고 전송은 된다"까지만 푼다. 파일이 작아졌어도, 어디에 있는지 어떻게 분류할지는 별개의 골칫거리다.

파일 마법사 MagiFiler가 메우는 구석이 바로 이쪽이다. AI 지능형 파일 정리를 한다. 자연어로 대화하면 비서가 정리하고, 질문하고, 조언을 준다. 검색은 의미 검색과 전문 검색 두 길을 함께 타서 내용으로 위치를 잡는다. 파일 이름을 맞추며 어림짐작하지 않는다. 분류는 내용을 읽어 자동으로 태그를 단다. M-Files가 Vanson Bourne에 맡긴 전 세계 조사가 시릿한데, 직원의 96%가 문서 최신 버전을 찾기 어렵다고 했고, 83%가 이미 있는 문서를 못 찾아 새로 만들었다고 한다. 파일 마법사가 풀려는 게 바로 이것이다. 물건은 있는데 네가 그걸 어디에 뒀는지, 그것이 무엇인지 알아야 한다. 지식베이스 구축이나 팀 공유 보관 같은 일은 파일이 모자란 게 아니라 "찾을 수 있는" 기제가 모자란 경우가 많다.

일반인에게 가장 뼈아픈 건 다운로드 폴더다. 수십 GB가 쌓인 걸 손으로 디렉터리 만들어 정리하는 건 사실상 무용지물이다. 의미 검색은 "작년에 공장 도장 찍힌 스캔본"을 이름이 엉망인 파일 더미 속에서 직접 건져낸다. 이름을 기억할 필요가 없다.

팀 입장에서 파일 마법사의 AI 분류는 프로젝트·고객·연도별로 자동 태그를 단다. 새로 들어온 계약서나 보고서를 사람이 제자리에 놓을 필요가 없고, 검색할 때 디렉터리 트리가 아니라 내용으로 한다. M-Files의 그 83% 재작성 숫자의 뿌리는 "보관이 사람 몫"에 있다. 분류를 자동화하면 중복 생성은 자연히 줄어든다.

도구를 고를 때 압축률만 쫓지 말자. 민감 문서에겐 보존과 망 비(非)이탈이 두 줄기 빨간선이다. 정리 필요에겐 "말 한마디로 찾을 수 있느냐"가 기능을 쌓는 것보다 더 중요하다.

자연스레 다른 질문이 튀어나온다. 국산 압축 소프트웨어 중 대체 어느 게 믿을 만하냐. 답은 "누가 가장 작게 압축하느냐"가 아니라 "압축하고 나서도 쓸 수 있느냐"에 있다. OFD나 스캔본처럼 규정 속성을 지닌 문서라면, 도장과 서명을 지키는 로컬 방식이 가장 작게 압축하는 온라인 도구보다 더 값지다. UglyPear Data가 가는 길은 바로 이 로컬 우선, 보존 우선의 길이다.

두 제품을 나란히 놓으면 차이가 한눈에 들어온다.

규정의 끈은 줄 곧게 당겨야 한다. 전자 회계 증빙에는 "사성(四性)" 요구가 있다. 진정성·완전성·가용성·보안성이다. 압축이 도장을 번지게 하면 진정성이 깨지고, 디지털 서명을 끊으면 완전성도 서지 않는다. UglyPear Data의 태도는 "보존 우선"이다. 먼저 도장과 서명을 남기고 나서야 용량을 논한다. Komprise의 고객 조사가 숫자를 하나 던졌는데, 기업 NAS 위 데이터의 60%—70%가 90일 이상 접근되지 않으면서도 가장 비싼 주(主) 스토리지를 차지한다. 그 안에는 적지 않은 역사 스캔본과 OFD 보관물이 섞여 있다. 한 차례 압축하면 꽤 쓸만한 공간을 비우면서도 규정 조회에는 지장을 주지 않는다.

덧붙여 전면 디지털화 전자 송장 얘기를 곁들이자. 이 송장은 전국적으로 보급률 85%를 넘겼다. 합법적인 정산·입장·보관 포맷은 디지털 서명을 단 XML 구조화 파일이다. PDF나 OFD 인쇄본은 단독으로 보관 근거가 될 수 없다. 그러니 OFD 인쇄본을 압축할 땐 그것이 미리보기본이지 보관본이 아님을 확인해야 한다. 규정 동작을 엇갈리게 하지 말자.

档案法 개정 이후 전자 기록물과 종이 기록물은 같은 법적 효력을 갖게 됐다. 단식(單式) 보관이 공식적으로 가능해졌다. 풀어 말하면, 압축하고 검증하고 검색 가능한 전자본 그 자체가 규정 보관이며 종이 한 장 더 찍어둘 필요가 없다. 이는 압축 단계가 반드시 보존이어야 함을 되레 요구한다. 단식제 아래에선 전자본이 망가지면 건질 종이판이 없다.

실무는 세 걸음으로 갈 수 있다. 스캔본은 시스템에 들어가기 전에 먼저 로컬 압축하자. 산처럼 쌓일 때까지 기다리지 말자. OFD 보관은 전용 흐름을 타고, 압축 후 서명 검증을 통과한 뒤에야 입고한다. "파일 찾기"는 의미 검색에 맡겨 폴더를 적게 만들고 기억에 덜 기댄다. 매 분기 마다 쌓이는 증빙을 매번 급하게 다루는 것보다, 평소에 압축과 정리를 흐름에 붙여두는 편이 감사 시즌의 부담을 확 줄인다.

이 두 제품은 서로를 대체하는 게 아니라 나누어진다. 용량과 전송이 막힌 쪽은 SmartSlim이, "있긴 한데 못 찾겠다"는 쪽은 파일 마법사 MagiFiler가 맡는다. 보관 현장에서는 압축으로 부피를 줄인 뒤 정리로 위치를 잡는 순서가 자연스럽다. 둘을 같은 로컬 원칙 아래 두는 까닭은, 어느 쪽이든 데이터가 기기를 떠나지 않아야 한다는 점이 같기 때문이다.

결국 문서 처리의 계산은 일회성이 아니다. 10년 보관하고 한 번 조회하는데, 깨진 도장은 흔히 감사 때 드러난다. 보존을 앞에 두면, 뒤에 뒤집어쓸 돈을 아끼는 셈이다.

지금 사용해 보기

두 제품의 설명은 https://www.uglypear.com/ko/products/ 에서, 기술적 세부와 실측 데이터는 https://www.uglypear.com/ko/blog/ 의 더 긴 글에서 확인할 수 있다. SmartSlim으로 도장을 지키며 용량을 줄이고, 파일 마법사 MagiFiler로 말 한마디로 파일을 찾아보자. 망을 떠나지 않는 로컬 방식이 필요하다면, 지금 바로 uglypear.com의 한국어 페이지에서 시작점을 잡아보시길.

FAQ

Q: OFD를 압축하면 도장이 번져 나오나요?
A: 본기 압축, 보존 모드에서는 번지지 않습니다. 핵심은 하층 판식 구조를 건드리지 않고 중복 데이터만 최적화하는 겁니다. 입고 전에 스스로 한 번 서명을 검증해 보시길 권합니다.

Q: 스캔본을 압축하고 나면 대형 언어 모델에 넣을 수 있나요?
A: 넣을 수 있습니다. 이미지 계열 콘텐츠는 GPT-4o 기준으로 토큰 비용을 85.9% 줄이는데, 문서가 작아지면 추출과 질의응답 호출 지출도 따라 내려갑니다.

Q: 파일 마법사와 SmartSlim을 같이 사야 하나요?
A: 그럴 필요 없습니다. 하나는 압축을, 하나는 정리를 맡습니다. 문제에 맞춰 고르시면 됩니다. 보관 현장에서는 둘이 흔히 짝을 이루지만 과금은 각자 독립적입니다.

Q: 데이터가 내부망을 빠져나가나요?
A: 두 제품 모두 본기에서 실행돼 파일이 기기를 떠나지 않습니다. 13종 AI 민감정보 탐지도 로컬에서 끝납니다.

Q: 구독제와 일시불, 어떻게 골라야 하나요?
A: 오래오래 고빈도로, 계속 업데이트가 필요하면 구독(SmartSlim, 월 20.4위안부터)을. 한 번 사서 여러 기기에서 쓰려면 일시불(파일 마법사)을 권합니다.