حلول الاستخدام المؤسسي العام
قاعدة معرفة موحدة للوائح والعقود والأسئلة الشائعة ومحاضر الاجتماعات · تقسيم ذكي حسب نوع المستند · عزل تلقائي لصلاحيات الأقسام · تنبيه تلقائي عند تقادم المعرفة
المستندات المؤسسية العامة لها ضوابطها العامة
استراتيجيات التخصص القطاعي تمنح المستندات المؤسسية العامة معالجة «بالمقدار المناسب تمامًا»
المستندات المؤسسية العامة لها ضوابطها العامة
الوضع المعتاد لإدارة المعرفة في معظم الشركات هو:المستندات متناثرة بين مساحات التخزين السحابية ومجموعات المحادثة والبريد وأجهزة الحواسيب الشخصية. والخطوة الأولى لمن أراد استخدام الذكاء الاصطناعي هي «غسل» هذه المستندات جميعًا في قاعدة المعرفة — بتقسيمها كلًا وفق أفضل طريقة لها، ووسمها بصلاحيات الأقسام، وإدارة إصداراتها وحداثتها.
لماذا لا تكفي الحلول العامة
نقاط ضعف المستندات المؤسسية العامة، والأدوات العامة تعاملها جميعًا بنفس المقاس
مستندات متفرقة
العثور على لائحة سارية يتطلب السؤال عن ثلاثة أشخاص، بينما ترقد خمسة إصدارات في مساحة التخزين السحابية
صعوبة إدارة الصلاحيات
يتسنى للشركة كلها البحث في لوائح الرواتب، فيضطر القسم القانوني لإطفاء الحرائق فجرًا
معرفة متقادمة
تعديل اللوائح دون إبلاغ أحد، فيستشهد الذكاء الاصطناعي بضوابط عمرها نصف عام
تنوع الأنواع
اللوائح والعقود والأسئلة الشائعة والمحاضر، لكل منها بنيتها، وأسلوب تقسيم واحد لا يكفيها
استراتيجية التخصص لأربعة مسارات
النص/الصور/الجداول/البنية، كل مسار مخصص خصيصًا وفق خصوصيات الاستخدام المؤسسي العام
| مسار المعالجة | استراتيجيات التخصص القطاعي | سبب التصميم |
|---|---|---|
| مسار النص | تقسيم حسب نوع المستند: اللوائح حسب البنود، والأسئلة الشائعة حسب الأسئلة والأجوبة، والمحاضر حسب الموضوعات؛ وصفر ضغط لأرقام البنود وتواريخ السريان | لكل مستند طريقة تقسيم |
| مسار الصور | ضغط وتحسين تلقائي للصور المضمنة في المستندات؛ وإخفاء تلقائي للبيانات الحساسة في الصور قبل إدخالها | مراعاة الحجم والأمان معًا |
| مسار الجداول | الاحتفاظ بمخططات جداول الموافقات والموازنات، دون تفكك علاقات الصفوف والأعمدة | الجداول هي الحامل الأساسي للوائح |
| مسار الحوكمة | ربط تلقائي لتسميات صلاحيات الأقسام والمناصب؛ وإدارة دورة حياة الإصدارات؛ وخفض ترتيب تلقائي وتنبيه للمعرفة المنتهية | يجب أن تُدار المعرفة حتى مرحلة «الانتهاء» |
الوعد بالنتائج (SLA)
البيانات تتحدث، لا الوعود
مستوى نقطة المعرفة
دقة التحكم في الصلاحيات
4 مجموعات مسبقة
استراتيجية التقسيم (عام/تقني/قانوني/أسئلة وأجوبة)
تلقائي
خفض ترتيب المعرفة المنتهية والتنبيه عليها
جميع الأنواع
معالجة موحدة للوائح/العقود/الأسئلة الشائعة/المحاضر
سيناريوهات التطبيق النموذجية
أكثر خطوات إدخال الذكاء الاصطناعي للاستخدام المؤسسي العام واقعية
مساعد الموظفين الجدد
إجابة فورية عن اللوائح والإجراءات، فتقصر فترة تأقلم الموظفين الجدد من أشهر إلى أسابيع
الأسئلة والأجوبة حول اللوائح والامتثال
مدخل موحد للوائح عبر الأقسام، بإجابات مع ذكر الإصدار وتاريخ السريان
تراكم معرفة الاجتماعات
إدخال تلقائي لمحاضر الاجتماعات، مع قرارات ومهام قابلة للبحث والتتبع
حلول قطاعات أخرى
لكل قطاع ضوابطه الخاصة
تحويل المستندات المتفرقة بين الأقسام إلى معرفة للشركة بأكملها
أساس واحد يدير مستندات الشركة كلها